Januari is traditioneel de maand van de goede voornemens. Neem jij je voor om de communicatie in je (kleine of middelgrote) organisatie te verbeteren? Hier alvast 4 tips voor quick wins.
Tip 1. Stem alle communicatie goed af.
In kleine en middelgrote organisaties zit de communicatie vaak erg verspreid. De IT-verantwoordelijke houdt de website bij. Een animator of ergotherapeut schrijft artikels voor het bewonersblad. Een hoofdverpleegkundige maakt foto’s en tekstjes voor de Facebookpagina. En het directiesecretariaat maakt de digitale nieuwsbrief.
Op zich geen probleem. Niet elke organisatie kan zich een communicatieverantwoordelijke veroorloven die alles coördineert. Maar de verschillende medewerkers die een deeltje van de communicatie op zich nemen, moeten wel geregeld samenkomen om af te stemmen. Eén keer per week 15 minuten afstemmen, kan al veel misverstanden voorkomen. Maak er vooral een praktisch overleg van: wie doet wat wanneer? En als je daarnaast om de maand eens wat langer samenzit om communicatie te plannen, te evalueren of voor te bereiden, dan kom je al een eind ver.
Tip 2. Benut je huidige media zo goed mogelijk.
Heb je weinig tijd en middelen voor communicatie? Haal dan het maximum uit je huidige media. Je hebt een website? Vinden bezoekers daar getuigenissen van cliënten en medewerkers? Je hebt een Facebookpagina? Zet je die al optimaal in om potentiële medewerkers warm te maken voor de organisatie? En je bewonersblad? Gebruik je dat nog altijd alleen maar voor een terugblik op activiteiten of doe je er al meer mee? Mijn punt is: je hebt geïnvesteerd in een website, een Facebookpagina, een bewonersblad… Doe er dan ook iets mee.
Tip 3. Maak een communicatieplan.
Ja, ook dat is een quick win. Een communicatieplan is geen doctoraat van 300 pagina’s. Neem even de tijd en denk na: wat wil je het komende jaar realiseren met de organisatie, en hoe kan communicatie hierbij helpen? Wie zijn je belangrijkste doelgroepen? Wat wil je met die doelgroepen bereiken? Als je weet welke resultaten je nastreeft, wordt alles een stuk helderder. In een volgende stap kijk je welke media je ter beschikking hebt om die doelstellingen te bereiken – website, intranet, personeelsblad, Facebookpagina… – en hoe je die optimaal inzet.
Tip 4. Laat in al je media je doelgroepen aan het woord.
In je personeelsblad laat je vooral medewerkers aan het woord. Maak je een magazine voor de huisartsen? Laat dan zeker een huisarts aan het woord. Op de vacaturepagina van je website plaats je getuigenissen van medewerkers. Op zoek naar vrijwilligers? Laat een vrijwilliger aan het woord over zijn of haar ervaringen.
Werk je in een woonzorgcentrum? Schrijf je zeker in voor de webinar ‘Aan de slag met communicatie in je woonzorgcentrum.’
Heb je vooral vragen over interne communicatie? Mis dan de workshop ‘Samen werken aan goede interne communicatie’ niet.
Hulp nodig bij je communicatie? Advies, begeleiding of een vlotte pen? Stuur me vrijblijvend een mail: filip@zorgcommunicatie.be.