De vraag duikt geregeld op tijdens workshops en opleidingen communicatie. Vooral als het over interne communicatie gaat.

Het antwoord is niet eenduidig. De reden hiervoor is simpel: elk individu heeft andere noden en verwachtingen. De ene medewerker wil het liefst alles weten, de andere heeft voldoende aan de basisinformatie.

Het gevolg: het zal nooit perfect zijn.

Toch mag je enkele belangrijke richtlijnen niet uit het oog verliezen.

1. Hoe sterker iemand betrokken is bij een thema, hoe groter de behoefte aan informatie.

Stel, je voert een nieuw softwareprogramma in. Elke zorgmedewerker moet hiermee aan de slag. Maar de collega’s van het onthaal en van de keuken niet. Zij zijn minder betrokken. Zij hebben daarom minder behoefte aan informatie over het softwareprogramma. Tip: pas je communicatie per doelgroep aan.

2. Hoe sterker iemand zich verbonden voelt bij de organisatie, hoe groter zijn behoefte aan informatie.

Laat deze waarheid goed tot je doordringen. Te vaak besluiten organisaties namelijk om (vooral) beleidsinformatie niet te delen. ‘Dat hoeven ze allemaal niet te weten’, klinkt het dan. Of nog: ‘We gaan ze daar niet mee lastigvallen.’ Of: ‘Ze hebben die informatie niet nodig om hun werk goed te doen.’

Dat kan allemaal waar zijn. Maar besef dat je daarmee vooral je meest betrokken en bevlogen medewerkers teleurstelt. Hoe meer iemand zich betrokken voelt, hoe meer hij wil weten over het reilen en zeilen van de organisatie. Logisch toch?

Een oplossing is om bepaalde informatie ter beschikking te stellen voor wie daar zin in heeft. Bijvoorbeeld op intranet.

3. Onthoud de eerste wet van communicatie: herhaling, herhaling, herhaling.

Denk niet: we hebben dat al eens gecommuniceerd, dus hoeft het niet meer. Niets is minder waar. Elke boodschap moet 3, 4, 5 of meer keer gecommuniceerd worden voor hij doordringt en voor medewerkers hem oppikken. Want medewerkers zijn ook maar mensen als jij en ik. Ook wij moeten een boodschap vaak ettelijke keren horen voor hij landt.