Te veel interne communicatie leidt tot een overbelasting van de medewerkers. Te weinig interne communicatie creëert misverstanden en een gebrek aan betrokkenheid. Hoe vind je het perfecte evenwicht?

Een eerste bedenking: elk individu is uniek en heeft andere wensen en behoeften. Wat voor de ene medewerker te veel informatie of betrokkenheid is, voldoet voor een andere medewerker totaal niet. Terwijl de ene collega een indigestie krijgt van alle interne communicatie, blijft de andere op zijn honger. Te veel of te weinig is dus subjectief. Dat maakt het vinden van een evenwicht alleen maar moeilijker.

In de praktijk hebben veel bestuurders, directies en leidinggevenden vooral de neiging om hun medewerkers niet al te zeer te belasten. Medewerkers krijgen al zoveel te verwerken, zo luidt de redenering. Of nog: medewerkers hoeven dat allemaal niet te weten, ze hebben zo al genoeg te doen.

Kwalijke gevolgen

Die redenering is begrijpelijk, maar ze heeft kwalijke gevolgen. Het punt is dat je daarmee heel wat medewerkers op hun honger laat. Welke medewerkers? Zij die het meest bevlogen, geëngageerd en betrokken zijn. Want het zijn juist die medewerkers die de grootste behoefte aan communicatie hebben.

Dat is logisch. Hoe meer iemand zich betrokken voelt bij de organisatie, hoe meer informatie zij of hij erover wil. Hoe meer een medewerker zich identificeert met de missie en de visie van de organisatie, hoe groter de wens om actief betrokken te worden.

Ook goed om mee te nemen: medewerkers hebben vooral interesse voor wat in hun specifieke werkomgeving speelt. Abstracte beleidsinformatie, bijvoorbeeld over doelstellingen, missie en visie, gaan daarom grotendeels verloren. Tenzij je erin slaagt om die informatie te vertalen naar de specifieke werkomgeving van elke medewerkersgroep. Dat is dan ook een van de belangrijkste opdrachten van een communicatiemedewerker.

Essentiële en niet-essentiële communicatie

Maar hoe vind je nu het juiste evenwicht tussen te veel en te weinig communicatie? Maak een onderscheid tussen essentiële en niet-essentiële communicatie. Essentiële communicatie is alle informatie en betrokkenheid die nodig is voor het goed functioneren van de organisatie. Niet-essentiële communicatie is wat daar bovenop komt.

Maak in je organisatie dat onderscheid duidelijk. Spreek medewerkers die niet deelnemen aan de essentiële communicatie hierop aan. Bijvoorbeeld medewerkers die tegen de afspraken in de digitale nieuwsbrief niet lezen of die niet naar de teamvergadering komen. Laat dat niet zomaar passeren.

Voor de niet-essentiële communicatie kiezen de medewerkers zelf of ze die lezen en/of er actief aan deelnemen. Dat kan bijvoorbeeld gelden voor het personeelsblad of de informatiesessie over de organisatiestrategie voor de komende jaren. Met deze aanvullende communicatie zorg je ervoor dat je meest betrokken en geëngageerde medewerkers niet op hun honger blijven. Geef medewerkers die dat graag willen meer informatie dan strikt nodig is. Zo zullen ze zich nog meer betrokken, erkend en gewaardeerd voelen. En dat is vandaag, met de krapte op de arbeidsmarkt, belangrijker dan ooit.

Lees ook: Maak werk van je interne communicatie.