De vraag duikt geregeld op tijdens workshops en opleidingen communicatie. Vooral als het over interne communicatie gaat.

Het antwoord is niet eenduidig. De reden hiervoor is simpel: elk individu heeft andere noden en verwachtingen. De ene medewerker wil het liefst alles weten, de andere heeft voldoende aan de basisinformatie.

Het gevolg: het zal nooit perfect zijn.

Toch mag je enkele belangrijke richtlijnen niet uit het oog verliezen.

1. Hoe sterker iemand betrokken is bij een thema, hoe groter de behoefte aan informatie.

Stel, je voert een nieuw softwareprogramma in. Elke zorgmedewerker moet hiermee aan de slag. Maar de collega’s van het onthaal en van de keuken niet. Zij zijn minder betrokken. Zij hebben daarom minder behoefte aan informatie over het softwareprogramma. Tip: pas je communicatie per doelgroep aan.

2. Hoe sterker iemand zich verbonden voelt bij de organisatie, hoe groter zijn behoefte aan informatie.

Laat deze waarheid goed tot je doordringen. Te vaak besluiten organisaties namelijk om (vooral) beleidsinformatie niet te delen. ‘Dat hoeven ze allemaal niet te weten’, klinkt het dan. Of nog: ‘We gaan ze daar niet mee lastigvallen.’ Of: ‘Ze hebben die informatie niet nodig om hun werk goed te doen.’

Dat kan allemaal waar zijn. Maar besef dat je daarmee vooral je meest betrokken en bevlogen medewerkers teleurstelt. Hoe meer iemand zich betrokken voelt, hoe meer hij wil weten over het reilen en zeilen van de organisatie. Logisch toch?

Een oplossing is om bepaalde informatie ter beschikking te stellen voor wie daar zin in heeft. Bijvoorbeeld op intranet.

3. Onthoud de eerste wet van communicatie: herhaling, herhaling, herhaling.

Denk niet: we hebben dat al eens gecommuniceerd, dus hoeft het niet meer. Niets is minder waar. Elke boodschap moet 3, 4, 5 of meer keer gecommuniceerd worden voor hij doordringt en voor medewerkers hem oppikken. Want medewerkers zijn ook maar mensen als jij en ik. Ook wij moeten een boodschap vaak ettelijke keren horen voor hij landt.

Wil je de interne communicatie in je organisatie verbeteren? Zodat je medewerkers zich goed in hun vel voelen en zich aan de organisatie binden?

Neem dan zeker deel aan de webinars:

Waarom de lijncommunicatie spaakt loopt. En wat je eraan doet

5 dingen die je absoluut moet weten over interne communicatie

Hoogleraar psychologie Robert Cialdini werd beroemd met zijn 7 principes om te overtuigen. Dit zijn ze:

1. wederkerigheid
2. commitment en consistentie
3. sociale bewijskracht
4. sympathie
5. autoriteit
6. eenheid
7. schaarste.

Pas jij deze principes al toe in je communicatie? Ze hebben hun nut al ontelbare keren bewezen. In tal van contexten van interne en externe communicatie maken deze 7 principes het verschil als het erop aankomt mensen te overtuigen. Ook in zorg en welzijn.

Neem bijvoorbeeld de interne communicatie:

• Hoe overtuig je medewerkers om zich tegen griep te laten vaccineren?
• Hoe overtuig je medewerkers om strikt de regels voor handhygiëne te volgen?
• Hoe overtuig je medewerkers om constructief mee te werken aan een veranderingsproject?

Of richten we ons tot de HR-communicatie:

• Hoe overtuig je studenten om stage te lopen bij jouw organisatie?
• Hoe overtuig je potentiële kandidaten om effectief bij jou te solliciteren?
• Hoe overtuig je medewerkers om zich als ambassadeurs in te zetten?

Of als we focussen op zorgvragers en hun familie:

• Hoe overtuig je een zorgvrager om bij jouw organisatie aan te kloppen voor ondersteuning?
• Hoe overtuig je een familielid van een bewoner om zich te engageren in de familieraad?

Om het even welke context, om het even welke doelgroep: als je ernaar streeft om mensen te overtuigen, dan reikt Robert Cialdini jou de hand.

Overtuigen in de praktijk

Hoe dat in de praktijk werkt, ontdek je tijdens het webinar ‘9 effectieve strategieën voor overtuigende communicatie’.

9 strategieën? Inderdaad. Aan de 7 principes van Cialdini voegen wij nog 2 strategieën toe. En we passen ze allemaal toe op uiteenlopende situaties in zorg en welzijn.

Afspraak op vrijdag 3 februari. (Past 3 februari niet in je agenda? Kijk dan uitgesteld op een ander moment! Dat kan gerust.)

Scoort de communicatie in jouw organisatie ook maar matig in de tevredenheidsenquête bij medewerkers?

Dat blijkt bij veel organisaties het geval te zijn. Hoe komt dat?

Ligt het aan het personeelsblad? Moet je het intranet anders inrichten? Of lusten de medewerkers de digitale nieuwsbrief niet?

Best mogelijk, natuurlijk. Alles kan beter. Sowieso loont het de moeite om je blad, je site en je nieuwsbrief geregeld kritisch te evalueren en bij te sturen.

Toch is de kans reëel dat de knoop elders ligt.

Bron van ongenoegen

Ten eerste speelt bij tevredenheidsonderzoeken vaak een contaminatie-effect. Kort gezegd: als medewerkers gefrustreerd zijn over een lopende verandering, over het tekort aan personeel op de werkvloer of over een op til staande reorganisatie, dan krijgt het item ‘communicatie’ in jouw enquête gegarandeerd een onvoldoende. Algemene ontevredenheid vertaalt zich in ongenoegen over de communicatie. Terecht of onterecht.

Een tweede bron van onvrede over de communicatie schuilt in de relatie van medewerkers met hun leidinggevende. Zit die relatie snor, dan voelen medewerkers zich doorgaans goed in hun vel op het werk. Is die relatie om een of andere reden verstoord, dan lopen medewerkers ongelukkig. En dan krijgt het item ‘communicatie’ een slechte score op de tevredenheidsenquête.

Wie ontfermt zich over de lijn?

Het belang van de relatie van medewerkers met hun leidinggevende is een sterk onderschatte factor. Met alle gevolgen van dien. Want een verstoorde relatie met de leidinggevende leidt tot conflicten, frustratie en medewerkers die uiteindelijk de organisatie verlaten.

Wat doe je daaraan als communicatieverantwoordelijke? Je voelt je verantwoordelijk voor de communicatie (en voor de slechte score in de medewerkersenquête). Maar als puntje bij paaltje komt, heb je weinig impact op de lijncommunicatie. Je maakt het personeelsblad, je beheert het intranet, je schrijft de nieuwsbrief, je ondersteunt diverse projecten met communicatie… Maar de lijncommunicatie? Tja, wie ontfermt zich daarover eigenlijk?

Nochtans is elke leidinggevende een knooppunt in de interne communicatie. De leidinggevende is de eerste aanspreekpersoon voor een medewerker. Medewerkers verwachten belangrijke informatie van hun leidinggevende te krijgen. Bovendien weten we allemaal dat mondelinge communicatie sowieso de sterkste communicatie blijft. En die mondelinge communicatie, die vindt vooral via de lijn plaats, in teamvergaderingen en informele gesprekken.

Wat doe je eraan?

Waarom dan laten veel organisaties de leidinggevenden aan hun lot over als het op communicatie aankomt? Hoe komt het dat die lijncommunicatie zo moeizaam verloopt? En wat kan je eraan doen?

Het zijn belangrijke vragen. Want een slechte relatie tussen leidinggevende en medewerker blijft zelden zonder gevolgen. En dan is een matige score voor ‘communicatie’ nog het minste kwaad.

Meer weten? Schrijf je dan nu in voor de webinars:

Waarom de lijncommunicatie spaak loopt. En wat je eraan doet (vrijdag 3 maart 2023)

5 dingen die je absoluut moet weten over interne communicatie (vrijdag 31 maart 2023)

Een nieuw jaar is voor veel organisaties het moment om even terug te blikken op de realisaties van het voorbije jaar. Het traditionele medium hiervoor is het jaarverslag. Maar steeds vaker wordt het jaarverslag in vraag gesteld. Wat is het nut ervan? Wie leest dat eigenlijk?

Ik herinner me mijn tijd als communicatieverantwoordelijke in AZ Sint-Lucas Gent. Ook ik kreeg elk jaar verschillende jaarverslagen van collega-ziekenhuizen op mijn bureau. En als ik eerlijk mag zijn: de meeste daarvan doorbladerde ik vluchtig, waarna ze in de papiermand belandden. (Sorry, collega’s.)

Tot ik op een dag het jaarverslag van het ZOL in handen kreeg. (Of was het van het Jessaziekenhuis?) Ik begon erin te bladeren, ik las een getuigenis, ik bladerde verder, ik werd gegrepen door de verhalen en ik bleef erin lezen…

Toen ik dat jaarverslag helemaal uit had, stapte ik ermee naar het bureau van de algemeen directeur. “Hier zou ik willen werken,” zei ik enthousiast, terwijl ik hem het jaarverslag in zijn handen duwde. Hij keek me verbaasd aan, maar toen hij erin begon te grasduinen, begreep hij snel wat ik bedoelde.

Uit dat jaarverslag van mijn Limburgse collega’s sprak een immense fierheid en een ongelooflijke dynamiek. Wat een voorrecht moest het zijn om in dat ziekenhuis te mogen werken!

Het geheim van een goed jaarverslag

Het geheim van dat jaarverslag? In één woord: storytelling. Pakkende verhalen in woord en beeld. Dat jaarverslag greep me bij de lurven en liet me niet meer los. Ik heb er veel uit geleerd. En ik heb mijn uiterste best gedaan om ook in AZ Sint-Lucas storytelling te introduceren.

Ik stel de vraag opnieuw: heeft een jaarverslag nut?

Stel je eens voor dat ook jouw organisatie er met het jaarverslag in slaagt om potentiële medewerkers enthousiast te maken om bij jou te komen werken! Dan is het zowat de slimste investering die je kan doen in deze tijden van krapte op de arbeidsmarkt.

Is jouw jaarverslag daarentegen niet meer dan een verplicht nummertje, een droge opsomming van feitjes, cijfertjes en projectjes? Tja, dan kan je je tijd en je middelen inderdaad beter elders inzetten.

Weet dus wat je wil bereiken met je jaarverslag. Denk goed na over je doelstellingen en je doelgroepen. En ga dan recht op je doel af. Met storytelling. Want storytelling is en blijft de meest effectieve manier om echt connectie te maken met je doelgroepen.

Digitaal uitpakken?

Is een digitaal jaarverslag vandaag niet meer aangewezen?

Een digitaal jaarverslag is zeker het overwegen waard. Het heeft natuurlijk voordelen: het is goedkoper, je kan het gemakkelijker verspreiden, je kan er video en geluid aan toevoegen, er is interactie mogelijk…

Maar er zitten ook nadelen aan. Hoe goed het ook gemaakt is, een digitaal jaarverslag blijft niet liggen op de salontafel. Het komt vlot je mailbox binnen, maar het wordt even vlot gedeletet of over het hoofd gezien. En met alle toeters en bellen schiet zo’n digitaal jaarverslag soms (niet altijd) ook zijn doel voorbij. Want het uiteindelijke doel is niet om de lezer te imponeren met digitale hoogstandjes. Je doelstelling is (bijvoorbeeld): potentiële medewerkers overtuigen, je reputatie versterken, de relaties met je doelgroepen aanhalen, medewerkers verbinden en trots laten zijn… Laat dus altijd je communicatiedoelstelling primeren bij de keuzes die je maakt. Ook als het over het jaarverslag gaat.

Copywriter nodig? filip@zorgcommunicatie.be

Het goede nieuws is: schrijven kan je leren.

Helder, wervend en doelgericht schrijven is een kwestie van techniek. Iedereen kan het.

Alles begint met een goede voorbereiding.

Wat wil je bereiken? Wie is je doelgroep?

Vóór je begint te schrijven, moet je allereerst je doelstelling helder krijgen. Waarom schrijf je de tekst? Wat wil je ermee bereiken? Wat moet de lezer weten, denken, voelen of doen als hij jouw tekst gelezen heeft?

De tweede vraag waarover je moet nadenken: wie is je lezer? Welke voorkennis heeft hij? Hoe staat hij tegenover het thema dat je aansnijdt? Zal hij blij zijn met je brief of artikel? Boos? Geprikkeld? Zal je tekst vragen oproepen? Weerstand? Verwachtingen?

Belangrijk: overschat je doelgroep niet. Welk thema je tekst ook behandelt, geef op zijn minst antwoord op de W-vragen: wie, wat, waar, wanneer en waarom.

Schrijven is een dialoog

Is jouw doelstelling helder en heb je je in je lezer ingeleefd? Dan kan het schrijven beginnen. Let wel: schrijven is geen monoloog, maar een dialoog. Een dialoog? Jawel. Je hebt je goed ingeleefd in de lezer. Je weet dus welke vragen of bezorgdheden jouw tekst bij hem oproept. Beantwoord die vragen. En als een antwoord een nieuwe vraag oproept, beantwoord dan ook die vraag. Zo voer je eigenlijk een dialoog, zonder dat de lezer aanwezig is.

Nog een tip: gebruik spreektaal. Schrijf niets dat je niet over je lippen zou krijgen. Gebruik geen formele, oubollige woorden die je in een gesprek nooit zou gebruiken.

Schrijf aantrekkelijk en wervend

Met deze tips kom je al een eind ver. Wil je meer weten? Neem deel aan de webinar ‘Zo schrijf je heldere, wervende en doelgerichte teksten.’

In de webinar geef ik je nog veel meer tips met praktische voorbeelden die je direct kan toepassen. Tips die jou helpen om je teksten

✅ persoonlijk

✅ wervend

✅ scanbaar

✅ gestructureerd

✅ bondig

✅ en aantrekkelijk te maken.

Heb je specifieke vragen? Dan kan je die als deelnemer aan de webinar vooraf insturen.

➡️ Schrijf je dus vandaag nog in. Zodat ook jij straks heldere, doelgerichte en wervende teksten voor je organisatie schrijft.

Storytelling kan je in zowat alle contexten inzetten. Omdat storytelling met voorsprong de meest effectieve manier van communicatie is.

Hoe dat komt? Het kernwoord is identificatie. Wie een verhaal leest of beluistert, leeft zich in het hoofdpersonage in. Kijken we naar een thriller op tv, dan zijn we bang. Lezen we een liefdesverhaal, dan voelen we het verdriet bij een relatiebreuk. Met andere woorden: we betrekken het verhaal op onszelf, we leven mee.

Die kracht van storytelling maakt ook in zorg en welzijn het verschil. Ik geef 3 voorbeelden.

1. Visie en waarden verhelderen en tot leven brengen

De visie en waarden van een organisatie zijn een kompas dat de weg wijst en houvast biedt. Tenminste, als die visie en waarden ook echt leven. Respect, patiënt centraal, innovatief… Het klinkt mooi, maar zijn het meer dan holle woorden?

Je visie en waarden komen pas tot leven als je ze vertaalt in gedrag. Wat bedoel je precies met respect? Hoe brengen medewerkers, directie en leidinggevenden de waarde respect in de praktijk? Geef daar eens enkele voorbeelden van.

Vragen naar voorbeelden, is vragen naar verhalen. Verhalen die tonen hoe je visie en waarden verankerd zijn in de realiteit.

Wil je de visie en waarden van je organisatie doen leven bij medewerkers? Nodig ze uit om elke waarde naar hun eigen context te vertalen. Bijvoorbeeld: hoe breng ik de waarde respect in de praktijk als onthaalmedewerker, ergotherapeut, verpleegkundige, orthopedagoog, directeur zorg, schoonmaker… Deel die verhalen in je organisatie. Ze zorgen voor verbinding en een gemeenschappelijk streven.

2. Hoop, troost en moed geven

Beeld je deze situaties in:

• Een oude man verhuist na een verblijf in het ziekenhuis naar een woonzorgcentrum. Hij ziet dat niet zitten. Zoon en dochter voelen zich schuldig.
• Een vrouw krijgt te horen dat ze borstkanker heeft.
• Iemands partner is met een zware depressie opgenomen in een psychiatrisch ziekenhuis.
• Ouders vertrouwen hun kind met een beperking toe aan een vergunde zorgaanbieder.

Wat is jouw opdracht als zorgverlener in zulke situaties? Luisteren, eerst en vooral. Maar ook: onzekerheid wegnemen waar het kan, hoop bieden, troost schenken. Hoe? Met verhalen.

Neem de website van een woonzorgcentrum. Wie bezoekt die website? Ouderen die eraan denken om naar het woonzorgcentrum te verhuizen en/of hun kinderen. Hoe voelen die mensen zich? Onzeker, verdrietig, bang, hulpeloos… Wat kan jij doen? Die gevoelens erkennen, maar ook hoop bieden. Je kan bijvoorbeeld op je startpagina het verhaal brengen van een bewoner die het ook niet zag zitten om naar het woonzorgcentrum te verhuizen, maar die er nu wel zijn plek gevonden heeft en er zich misschien zelfs minder eenzaam en veiliger voelt dan thuis.

3. Employer branding

Meer dan ooit willen organisaties in zorg en welzijn zich profileren als aantrekkelijke werkgevers.

Stel dat jij overweegt om van job te veranderen. Welke vragen schieten zoal door je hoofd?

• Hoe is het om in die organisatie te werken?
• Hoe ziet een doorsnee werkdag eruit?
• Hoe is de werksfeer er?
• Is er een goede collegialiteit?
• Zal ik aarden in de organisatiecultuur?
• Krijg ik kansen om te groeien?
• Zal ik goed begeleid worden in het begin?
• Houdt de organisatie rekening met mijn wensen?
• …

Iedereen die op het punt staat om ergens te solliciteren, piekert over deze vragen. Ook de kandidaten die overwegen om bij jou te solliciteren.

Wil je die kandidaten over de brug halen? Beantwoord dan zo goed mogelijk al hun vragen. Liefst nog vóór ze ze stellen. Hoe? Met verhalen. Verhalen van medewerkers, stagiairs en vrijwilligers. Maar ook van bewoners, cliënten of patiënten. Waar breng je die verhalen? Overal: op je website, op sociale media en natuurlijk in je vacatures. Want zelfs een korte quote van een medewerker kan wonderen doen.

Meer weten over De magie van storytelling in zorg en welzijn? Neem deel aan het webinar op donderdag 19 oktober 2023.